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Se puede programar previamente una factura recurrente para que se envíe automáticamente a los clientes que hayan comprado un servicio o producto recurrente. Este proceso, a menudo denominado facturación recurrente o facturación recurrente, permite a sus clientes realizar pagos automáticos sin la necesidad de ingresar manualmente la información de pago cada vez que realizan una transacción con usted.

 

Esta característica es particularmente beneficiosa para las empresas que ofrecen productos basados ​​en suscripción, ya que le permite enviar facturas periódicamente (por ejemplo, mensualmente) para el próximo pago vencido. Para agilizar este proceso y automatizar la gestión de facturas recurrentes, puede crear y gestionar configuraciones relacionadas dentro de esta sección, garantizando ciclos de facturación eficientes y precisos para sus clientes.

 

Recomendamos utilizar Stripe Connect con facturas; en caso de que no desee utilizar Stripe Connect, los pagos deberán registrarse manualmente.

 

 

 

Buscar #

Esta función le permite buscar plantillas particulares dentro de la lista de plantillas proporcionando información específica, como el nombre del cliente o el nombre comercial asociado. Una vez que ingrese estos detalles, el sistema mostrará los registros pertinentes que coincidan con sus criterios de búsqueda. La utilización de la función de búsqueda le permite localizar de manera eficiente las plantillas deseadas, optimizando su flujo de trabajo y mejorando la organización general.

 

 

 

 

 

#

Lista de todas las plantillas #

La Lista de todas las plantillas sirve como panel de plantillas recurrente y muestra una lista completa de todas las plantillas creadas en su sistema.

 

  1. Nombre de la plantilla: muestra el nombre de la plantilla asignado a cada plantilla
    .

  2. Cliente: muestra la información de contacto del Cliente
    .

  3. Última emisión: muestra la última fecha de emisión de la plantilla individual
    .

  4. Frecuencia: muestra la frecuencia de cada plantilla, como mensual, semanal o cada segunda fecha de cada mes,
    etc.

  5. Monto: muestra el monto de la factura para la factura recurrente individual
    .

  6. Estado: esto le permite saber si una factura individual está en modo borrador, programada para más adelante o ya enviada
    .

 

 

 

Menú de acciones #

El menú Acciones proporciona varias opciones para administrar cada plantilla de la lista.

 

Ver: utilice esto para ver la plantilla/factura recurrente.

 

Finalizar: elija esta opción si desea finalizar una plantilla de factura recurrente individual de la lista.

 

Eliminar: seleccione esta opción cuando desee que su sistema elimine el registro de plantilla recurrente individual.

 

Clonar: puede duplicar su factura haciendo clic en este botón.

 

 

 

 

Pestaña Detalles de factura #

Al hacer clic en Detalles, los usuarios pueden acceder a información sobre las facturas enviadas y su estado, que se muestra en el panel derecho.

 

Detalles de la factura

 

Aquí pueden haber cuatro tipos de estados de facturas posibles, que también se mostrarán en forma de información sobre herramientas encima de los iconos:

 

  • Enviado : La factura fue enviada exitosamente al cliente.

  • Vencida : la factura se envió correctamente a tiempo, pero el cliente aún no la ha pagado.

  • Pagado : El cliente ha pagado la factura.

  • No enviado: hubo un error del sistema al entregar la factura al cliente y la factura debe enviarse nuevamente .

 

 

 

 

 

Crear una factura recurrente #

  • Abra la pestaña » Facturas » en la sección de pagos
    .

  • Seleccione » Nueva plantilla recurrente » haciendo clic en Nuevo en la página Todas las facturas o Plantillas recurrentes.

 

 

 

 

Página del editor #

Una vez que elija crear una nueva serie de facturas recurrentes, accederá a la página del editor, donde podrá ver y personalizar la nueva plantilla.

 

 

 

 

Plantilla de nombres #

Para editar el nombre de su plantilla, use la opción Plantilla de nombres, que le permite darle a su factura recurrente un título único y fácilmente identificable.

 

 

 

 

 

 

Configuración de frecuencia: #

La función Configuración de frecuencia le permite configurar la frecuencia de su factura recurrente con opciones avanzadas.

 

 

 

 

Elegir la frecuencia #

En el menú desplegable (vea la imagen a continuación) puede seleccionar si su factura recurrente debe enviarse semanalmente, mensualmente o en cualquier intervalo de tiempo específico.

 

Diariamente: utilice esto para enviar la factura recurrente diariamente.

 

Semanal: utilice esto para enviar la factura recurrente semanalmente.

 

Mensual: utilice esto para enviar la factura recurrente mensualmente.

 

Anual: utilice esto para enviar la factura recurrente anualmente.

 

 

 

Fecha de inicio #

Le permite seleccionar la fecha de inicio de su factura recurrente con las fechas del calendario.

 

 

 

 

 

Fecha final #

Úselo para establecer la fecha de finalización de su serie de facturas.

 

Nunca: si no está seguro de cuándo debe detenerse su factura recurrente, puede elegir esta opción.

 

Antes de: esta opción le permitirá seleccionar la fecha en la que debe finalizar la factura recurrente.

 

Después: si desea detener la serie recurrente después de x número de apariciones, puede hacerlo utilizando esta opción.

 

 

#

Facturación Anticipada #

Le permite enviar la factura antes del x número de la fecha programada para asegurarse de que su cliente esté informado unos días antes de la fecha de pago.

 

 

Agregar información de factura #

Aquí están los seis (6) datos que debe completar en la factura antes de enviarla:

  1. Desde Información Edite la “desde información” simplemente haciendo clic en el texto y le permitirá editar esa información
    .

  2. Imagen Puede cargar el logotipo de su empresa desde aquí. Al hacer clic en esta opción se abrirá la biblioteca multimedia de su CRM. Si aún no ha subido la imagen del logotipo de su empresa a su biblioteca multimedia, primero deberá hacerlo para poder acceder a la imagen y pegarla en su factura
    .

  3. Facturado a Luego puede agregar el cliente haciendo clic en el cuadro y editar el número de factura, la emisión y las fechas de vencimiento.

    • Puede seleccionar entre sus contactos o agregar nuevos contactos.

    • Cada vez que crea una nueva Factura, el sistema genera un número secuencial que se asigna a cada factura automáticamente. El número de factura se puede editar siempre que el número de factura que ingrese sea el siguiente número disponible en la secuencia o el número que nunca fue utilizado por el sistema.

     

  4. Agregar un artículo Haga clic en «Agregar un artículo» para agregar los productos que ha creado en la pestaña de productos.

    • Una vez que agregues el producto te permitirá editar el precio y la cantidad haciendo clic en ellos. Si necesita saber cómo crear productos en su CRM, puede consultar Productos en Pagos.

    • Esto le permite agregar impuestos para sus productos o servicios. Tus clientes podrán ver el desglose del importe total que están pagando y el importe del impuesto incluido en el precio final.

    • También muestra el Subtotal de cada uno de los artículos seleccionados.

     

  5. Subtotal El subtotal suma el monto total de los artículos seleccionados.

    También puede agregar cualquier descuento que desee aquí y el «Monto adeudado» mostrará el precio final que recibirá de su cliente.

     

  6. Agregar notas/términos Sus notas/términos preestablecidos aparecerán aquí. Puede editar esto según sus objetivos específicos para una factura individual .

 

 

 

 

 

 

Pestaña Acciones de plantilla #

Se puede acceder a la pestaña Acciones de plantilla haciendo clic en el menú de tres puntos, que ofrece múltiples opciones para administrar su plantilla de factura.

 

  1. Vista previa: puede obtener una vista previa de la plantilla antes de enviarla
    .

  2. Administrar pago automático: le brinda la opción de pago automático
    .

  3. Plantilla final recurrente: utilícela para detener futuras recurrencias y finalizar la factura
    .

 

 

 

Guardar cerrar #

Le brinda la posibilidad de guardar los cambios que ha realizado antes de cerrar la plantilla.

 

 

 

 

 

Programación de facturas #

Aquí puedes programar tu factura con algunas opciones adicionales. Repasemos cada opción a continuación;

 

Pestaña de programación #

Utilice esta pestaña en su plantilla de factura para programar su factura recurrente.

 

 

 

Opciones de programación #

Aquí puede realizar varias acciones relacionadas con la programación de su factura recurrente.

 

  1. Correo electrónico y mensaje de texto: elija esta opción si necesita enviar la factura al correo electrónico de su cliente y enviar un mensaje de texto a ambos.

     

  2. Correo electrónico: elija esta opción si desea enviar la factura únicamente por correo electrónico.

     

  3. Texto: elija esta opción si desea enviar la factura solo a través de texto.

     

  4. Modo de pago: el modo de prueba le permitirá revisar su configuración de pago antes de comenzar a funcionar. Active o desactive la palanca según su objetivo.

     

  5. Habilitar pago automático: si desea utilizar el método de pago existente utilizado para un cliente de forma continua sin tener que insertar información de pago cada vez, puede habilitar la opción de pago automático.

     

  6. Monto a pagar: muestra el monto de la factura a pagar por el cliente.

     

  7. Tarjeta de cliente: seleccione esta opción si ha agregado la información de la tarjeta del cliente como método de pago.

     

  8. Tarjeta guardada: elija esta opción si ha guardado la información de la tarjeta del cliente para fines de pago.

     

  9. Nueva tarjeta: elija esta opción si necesita agregar información de nueva tarjeta.

 

 

 

 

Agregar nuevo cliente #

Si cree que necesitará la información de sus clientes de forma continua, sería una buena idea crearlos como nuevos contactos en su CRM para que siempre pueda utilizarlos para fines de facturación.

 

 

 

 

 

 

Crear nuevo contacto

 

Complete la información de contacto y guarde los cambios para poder agregar la información de su cliente como un nuevo contacto en su CRM para poder acceder a él cuando sea necesario.

 

 

 

 

 

 

Lista completa de clientes

 

Aquí puede acceder a su lista de contactos de CRM y desplazarse hacia abajo para encontrar todos sus contactos de CRM existentes y poder utilizarlos en su factura.

 

 

 

 

Eliminando cliente

 

Utilice esto para eliminar la información de contacto existente agregada a su factura. Si agregó por error un contacto incorrecto, puede eliminarlo rápidamente para agregar el correcto.

 

 

 

Editar la información del cliente manualmente

 

Aquí puede agregar o editar la información de su cliente manualmente. Esto es útil cuando tienes que modificar alguna parte de la información del cliente para fines de Facturación.

 

 

Agregar impuesto

 

Esto le permite agregar impuestos para sus productos o servicios. Tus clientes podrán ver el desglose del importe total que están pagando y el importe del impuesto incluido en el precio final.

 

 

 

Seleccionando el impuesto

 

Esta tabla le mostrará los impuestos que ha creado en su sistema CRM. Tendrás que marcar la casilla correspondiente para agregar el impuesto seleccionado a tu factura.

 

 

 

 

Nombre del Impuesto

 

Aquí verás el nombre que le has dado al impuesto individual.

 

 

 

Las tasas de impuestos

 

Aquí verá cuánto impuesto se aplica a cada impuesto de la lista.

 

 

 

Número de identificación tributaria

 

Esto mostrará el número de identificación fiscal que ha creado para cada tipo de impuesto en la lista.

 

 

 

Agregar descuento #

 

La función Agregar descuento le permite aplicar un descuento a la factura, lo que le facilita ofrecer promociones especiales o reducciones de precio a sus clientes.

 

 

 

Configuración de la tasa de descuento

 

Como se muestra en la imagen a continuación, para establecer la tasa de descuento, puede ingresar un número específico para establecer el porcentaje de descuento o usar la barra de alternancia para seleccionar el monto de descuento deseado.

 

 

 

Comprender la configuración de la frecuencia de facturación #

 

La siguiente tabla explica diferentes casos de configuración de la frecuencia de facturación:

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  • La primera factura vencerá el 5 de julio de 2022.

  • La segunda factura vencerá el 7 de julio de 2022.

  • La generación de facturas nunca se detendría automáticamente

​​​

 

 

 

  • La primera factura vencerá el 5 de julio de 2022.

  • La segunda factura vencerá el 7 de julio de 2022.

  • Las facturas posteriores vencen los días 9, 11 y 13 de julio.

​​​

 

 

  • La primera factura vencerá el 5 de julio de 2022.

  • La segunda factura vencerá el 7 de julio de 2022.

  • Las facturas posteriores vencen los días 9 y 11 de julio.

  • Ninguna factura vencerá el 12 de julio

​​​

 

 

 

  • El 5 de julio de 2022 es martes como referencia.

  • La primera factura vencerá el 18 de julio pero debe enviarse con dos días de anticipación, es decir, el 16 de julio de 2022, es decir.

  • La segunda factura vencerá el 1 de agosto de 2022, pero se enviará con dos días de anticipación, es decir, el 30 de julio de 2022.

  • Si el 5 de julio hubiera sido lunes, la primera factura vencería en la misma fecha, es decir, el 5 de julio de 2022, y se habría enviado de inmediato. ha sido

  • La segunda factura vence el 19 de julio y se envía con dos días de anticipación, es decir, el 17 de julio de 2022, es decir.

​​​

 

 

  • La primera factura vencerá el 2 de septiembre y se enviaría con 0 días de antelación, es decir, en la misma fecha.

  • La segunda factura vence el 2 de noviembre y se envía al cliente el mismo día.

  • La programación se completará después de enviar tres facturas al cliente como se especifica en la configuración.

​​​

  • Si, en el ejemplo anterior, queremos enviar la primera factura a partir del mes siguiente pero en un intervalo de solo 2 meses

  • Simplemente seleccionar la fecha de inicio como el 2 de agosto funcionaría según la lógica requerida.

  • La programación se completará después de enviar tres facturas al cliente como se especifica en la configuración.

​​​

 

 

  • La configuración proporciona una solución si queremos enviar la factura al cliente el primer lunes de cada mes a partir del mes siguiente.

  • La primera factura vencerá el 1 de agosto, dado que el 1 de agosto es el primer lunes de agosto.

  • Las facturas se enviarán con un día de antelación.

  • La lógica también nos ayuda a finalizar el proceso después de fin de año. Esto significa que la última factura vencerá el 5 de diciembre, el primer lunes de diciembre.

  • El cliente no deberá pagar más facturas después del 5 de diciembre.

​​​

 

 

  • Esta configuración de frecuencia nos permitiría enviar una factura al cliente en la última fecha de diciembre de cada año, es decir, el 31 de diciembre.

  • La programación de facturas finalizará después de enviar cinco facturas al cliente.

Tipos de estados y acciones en plantillas recurrentes. #

Acción / Estado –>

Borrador

Activo

Programado

Cancelado

Terminado

Editar

No

No

No

No

Vista

No

Borrar

No

No*

No*

Fin

N / A

N / A

N / A

Tenga en cuenta: Las facturas canceladas y completadas se pueden eliminar solo si no se ha enviado ninguna factura al cliente. Las plantillas recurrentes eliminadas no se muestran en la vista de lista.

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Updated on mayo 28, 2024