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Genere nuevas facturas directamente desde su CRM para facturar de manera eficiente a los contactos por las compras de sus productos y servicios. Esta perfecta integración agiliza el proceso de facturación, permitiéndole gestionar las relaciones con los clientes y las transacciones financieras con facilidad, mejorando en última instancia sus operaciones comerciales.

Creando nueva factura #

Para crear una nueva factura, simplemente haga clic en el botón +Nueva y comience el proceso. También puede agregar términos de servicio globales o notas seleccionando el ícono de rueda dentada ubicado al lado del botón + Nuevo.

 

 

 

 

Nueva página de factura #

Al hacer clic en el botón Nuevo, se le dirigirá a la página del editor de facturas.

 

 

 

Nombrar una factura #

Aquí es donde puedes personalizar el nombre de tu factura, que será visible en la lista de facturas. Asignar nombres únicos a cada factura es particularmente útil cuando se administra una larga lista de facturas en su sistema, ya que permite una fácil identificación y organización.

 

 

 

Agregar información de factura #

Aquí están los seis (6) datos que debe completar en la factura antes de enviarla:

  1. De información

    Edite la “información de origen” simplemente haciendo clic en el texto y le permitirá editar esa información.

     

  2. Imagen

    Puede cargar el logotipo de su empresa desde aquí. Al hacer clic en esta opción se abrirá la biblioteca multimedia de su CRM. Si aún no ha subido la imagen del logotipo de su empresa a su biblioteca multimedia, primero deberá hacerlo para poder acceder a la imagen y pegarla en su factura.

     

  3. Facturado a

    Luego puede agregar el cliente haciendo clic en el cuadro y puede editar el número de factura, la emisión y las fechas de vencimiento.

    • Puede seleccionar entre sus contactos o agregar nuevos contactos.

    • Cada vez que crea una nueva Factura, el sistema genera un número secuencial que se asigna a cada factura automáticamente. El número de factura se puede editar siempre que el número de factura que ingrese sea el siguiente número disponible en la secuencia o el número que nunca fue utilizado por el sistema.

     

  4. Agregar un artículo

    Haga clic en «Agregar un artículo» para agregar los productos que ha creado en la pestaña de productos.

    • Una vez que agregues el producto te permitirá editar el precio y la cantidad haciendo clic en ellos.

    • Esto le permite agregar impuestos para sus productos o servicios. Tus clientes podrán ver el desglose del importe total que están pagando y el importe del impuesto incluido en el precio final.

    • También muestra el Subtotal de cada uno de los artículos seleccionados.

     

  5. Total parcial

    El subtotal resume el monto total de los artículos seleccionados.

    • También puede agregar cualquier descuento que desee aquí y el «Monto adeudado» muestra el precio final que recibirá de su cliente.

     

  6. Agregar nota/términos

    Sus Notas/Términos preestablecidos aparecerán aquí. Puede editar esto según sus objetivos específicos para una factura individual.

 

 

 

 

 

Opciones de factura #

 

 

 

Avance #

Cuando haya realizado modificaciones en una factura y desee obtener una vista previa de ella antes de realizar más ajustes o enviarla a su cliente, estas opciones pueden brindarle una idea de cómo aparecerá la factura en su estado actual. Esto le permite asegurarse de que la factura cumpla con sus expectativas y refleje adecuadamente la información necesaria antes de compartirla con su cliente.

 

Así es como se ve la vista previa a continuación.

 

 

 

 

Pago récord #

Esta también es una forma manual de ingresar el pago. Si ha creado o enviado la Factura al cliente y el cliente realizó el pago a través de un medio diferente, como Efectivo o Cheque, entonces puede usar esta opción para agregar el registro a su sistema para que sepa que el pago respectivo ya está siendo recibido.

 

También puede utilizar esta configuración para registrar un pago mientras está en una llamada con su cliente. Todo lo que tiene que hacer es crear una factura y seleccionar el método de pago para registrar el pago durante la llamada.

 

Opciones de pago de registros #

  1. Cargar una tarjeta: esto le permite registrar los pagos realizados a través de una tarjeta.

     

  2. Registrar manualmente: le permite registrar el pago realizado mediante cheque en efectivo o transferencia bancaria.

 

 

 

Cargar una tarjeta #

 

Nueva tarjeta

Esta opción le permite configurar una nueva tarjeta para el pago. Cuando utilice la tarjeta por primera vez, deberá agregarla al sistema antes de poder cargarla.

 

 

 

 

Tarjetas guardadas

Seleccione esta opción cuando ya tenga guardada una tarjeta en el sistema a la que le gustaría cobrar el pago. Si tiene más de una tarjeta guardada en el sistema, se le proporcionará la opción de elegir una de las tarjetas de la lista.

 

Los clientes a los que se les cobre no recibirán ninguna confirmación automática por correo electrónico o mensaje de texto.

 

 

 

 

 

Grabar manualmente #

Para recibir cualquier pago realizado mediante tarjetas de crédito/débito, necesitará Stripe conectado a su CRM. Si no tienes tu Stripe configurado, puedes usar la opción «Grabar manualmente».

 

Tenga en cuenta: si opta por utilizar la facturación sin Stripe Connect, deberá registrar y cobrar los pagos manualmente.

 

Por ahora, el registro de pagos manuales sin Stripe Connect funciona solo para facturas únicas. Los clientes a los que se les cobre no recibirán ninguna confirmación automática por correo electrónico o mensaje de texto.

Existen varios métodos para recibir el pago con esta opción:

 

 

 

Modo de pago

  1. Pago en efectivo Seleccione esta opción para pagos en efectivo y escriba el monto exacto en el espacio provisto para ello. También puede agregar notas para sus registros.

 

 

2. Pago con Tarjeta Esto le permite realizar el pago a través de una tarjeta seleccionando el tipo de tarjeta (Visa/Mastercard) y los últimos 4 dígitos de la tarjeta (en caso de que ya haya guardado la tarjeta en el sistema). Escriba el importe exacto en el espacio previsto para ello. También puede agregar notas para sus registros.

 

Sin embargo, para recibir cualquier pago realizado mediante tarjetas de crédito/débito, se necesita Stripe Connect.

 

 

  1. Pago con cheque Seleccione la opción de cheque en el menú desplegable e ingrese el número de cheque si su cliente ha optado por el pago con cheque. Escriba el importe exacto en el espacio previsto para ello. También puede agregar notas para sus registros.

 

 

2. Más opciones (Pago Manual) Además de efectivo, cheques y tarjetas, también puedes optar por transferencias bancarias u otro medio. Escriba el monto exacto recibido en el espacio provisto para ello. También puede agregar notas para sus registros.

 

 

 

Si opta por utilizar la facturación sin Stripe Connect, deberá registrar y cobrar los pagos manualmente.

 

Por ahora, el registro de pagos manuales sin Stripe Connect funciona solo para facturas únicas.

Guardar factura #

La función Guardar factura le permite guardar cualquier cambio realizado en una factura, garantizando que sus modificaciones se almacenen de forma segura.

 

 

 

Enviar una factura #

Una vez que la factura esté completa con la información del destinatario y otros detalles necesarios, use la pestaña Enviar una factura para entregársela a su contacto.

 

 

 

 

Las facturas se pueden enviar por correo electrónico o mensaje de texto, y hay un modo de prueba disponible para fines de verificación.

Para cambiar entre los modos en vivo y de prueba, haga clic en la opción avanzada.

 

 

 

Copiar y marcar como enviado #

La pestaña Copiar y marcar como enviado es útil cuando desea duplicar una factura existente para usarla en el futuro y, al mismo tiempo, marcar la factura original como enviada. Este proceso simplificado le permite realizar ambas acciones con un solo clic, ahorrando tiempo y esfuerzo.

 

 

 

Agregar nuevo cliente #

La función Agregar nuevo cliente es ideal para almacenar información de contacto en su CRM para uso continuo, agilizando el proceso de facturación.

 

 

 

Crear nuevo contacto

Para crear un nuevo contacto, simplemente complete la información requerida y guarde los cambios. Esto garantiza que los datos de su cliente estén disponibles cuando sea necesario.

 

 

 

 

Lista completa de clientes

La Lista completa de clientes le permite ver y desplazarse por todos los contactos de CRM existentes, lo que facilita la selección de uno para fines de facturación.

 

 

 

 

Eliminando cliente

Si accidentalmente agregó información de contacto incorrecta, la opción Eliminar cliente le permite eliminarla rápidamente y agregar los detalles correctos.

 

 

 

 

Editar la información del cliente manualmente

Además, la función Editar información del cliente manualmente le permite modificar la información de su cliente según sea necesario. Esto es particularmente útil cuando se requieren ajustes con fines de facturación, asegurando registros precisos y actualizados.

 

 

Agregar impuesto #

La función Agregar impuestos le permite incluir impuestos para sus productos o servicios, brindando a los clientes un desglose claro del monto total y los impuestos incluidos en el precio final.

 

 

 

Seleccionando el impuesto

Para seleccionar un impuesto, simplemente consulte la tabla que muestra los impuestos creados dentro de su sistema CRM y marque la casilla correspondiente para agregar el impuesto elegido a su factura.

 

 

 

 

Nombre del Impuesto

Aquí verás el nombre que le has dado al impuesto individual.

 

 

 

 

Las tasas de impuestos

Aquí verá cuánto impuesto se aplica a cada impuesto de la lista.

 

 

 

 

Número de identificación tributaria

Esto mostrará el número de identificación fiscal que ha creado para cada tipo de impuesto en la lista.

 

 

 

Agregar descuento #

La función Agregar descuento le permite aplicar descuentos a sus facturas, asegurando que cualquier oferta o promoción especial se refleje con precisión en el total final.

 

 

 

 

Configuración de la tasa de descuento

Para establecer la tasa de descuento, simplemente ingrese el porcentaje o valor numérico deseado, como se muestra en la imagen adjunta. Esto garantiza que sus clientes reciban los ahorros adecuados en sus facturas, fomentando relaciones positivas con los clientes y promoviendo el crecimiento empresarial.

 

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Updated on mayo 28, 2024